Tugas Dari Dosen (Drs sugeng rusmiwari,Msi)

Tugas Administrasi Perkantoran Desember 2013

SOAL  ADMINISTRASI PERKANTORAN

Pada dasarnya saudara dipersiapkan menjadi “leader” dengan kompetensi “leadership” yang mampu mengambil keputusan yang efisien sehingga hasilnya sangat bijaksana dalam segala posisi, apakah saudara nanti berkarier pada dunia politik atau yang lain, dengan tidak membedakan gender, HAM dalam pembangunan ini, sehingga anda diharapkan sebagai “egent of change and development”. 

Pertanyaan, bagaimana mempersiapkannya dengan efisien ? 

Berikan analisis kritis atas konsep tersebut! 

Jawaban

1. leader efisien adalah salah satu contoh nyata yang bisa mengispirasi orang – orang disekitarnya jika Ia berperan dengan baik dalam kepemimpinannya. Contohnya saja Presiden pertama Republik Indonesia, Soekarno. Ia tidak hanya menjadi inspirasi seluruh bangsa Indonesia, bahkan pemimpin – pemimpin dari negeri seberang juga merasa bahwa Soekarno adalah seseorang yang patut menjadi inspirasi.

 Pemimpin/leader yang baik pada dasarnya berakar dari jati diri seseorang, bukan pada apa yang diketahuinya,dan seorang pemimpin yang efektif bekerja bekerja dengan paradox ketidak pastian, dan dengan demikian merangkul ketegangan fundamental, mendukung dan mendengarkan, menantang, dan mengarahkan secara menyeluruh dan terpadu.

 2.Efisiensi Leadersip/Kepimpinan adalah suatu kombinasi strategi dan karakter yang kuat. Namun jika Kita harus Kehilangan salah satunya, pilihlah strategi.  (Jendral H. Norman Schwarzkopf).

Kepemimpinan adalah kemampuan untuk membuat orang mengerjakan hal yang tidak mereka sukai, dan menyukainya.

Kepemimpinan berarti membuat orang menyukai hal-hal yang tidak menyenangkan.(Harry Truman).

Kepemimpinan adalah membuktikan yang tidak dapat dibuktikan. (Garry Robinson).

Kepemimpinan adalah suatu kualitas, suatu budaya, suatu peran, suatu pola pikir, dan serangkaian tindakan.

Sumber:

Jonathan Yudelowitz, Ricahrad Kock, Robin Field, Smart Leadership, Things To Know About, Hal-hal Yang Cerdas Yang Perlu Diketahui Tentang Kepemimpinan, Elex Media Komputindo, Pt Gramedia, Jakarta, 2004.

Seharusnya yang jadi pertanyaan kita adalah (siapakah pemimpin itu?)

Pemimpin adalah orang yang memberikan kepimpinan tertentu.

Sebagian besar pemimpin, dengan perasaan yang mendalam, berjuang untuk membuktikan sesuatu yang tidak dapat dibuktikan. (Garry Robinson).

“Ekor selalu mengikuti kepala. Jika kepala bergerak cepat, ekor akan mengikuti dengan kecepatan yang sama. Jika kepalaya lamban, ekor akan terkulai” (Konosuke Matsushita).

Apakah anda ingin Menjadi seorang pemimpin?

Jawabannya:ya/Tidak

Tentunya setiap orang pasti ingin menjadi pemimpin,karna untuk mendapatka sebuah kekuasaan itu tidak mudah.karna kita tentunya disiapkan untuk menjadi pemimpin,ya setidaknya kita memimpin keluarga kita masing-masing.

Memipin artinya kita menjalankan hidup dan mempengaruhi.

“sebelum kita dijadikan pemimpin kita harus memimpin diri kita sendiri.Lebih dari pada orang-orang lain,kita harus menjalankan hidup yang sesuai dengan standat yang di berikan oleh Tuhan Yang Maha Kuasa,dan mempunya idea,multikulturalisme yang cerdas.Jika kita tidak dapat melakukan ini,maka kita dapat menjadi  seorang pemimpin,apapun kemampuan dan kekuasaannya tersebut. Oleh karena alasan ini, para pemimpin kuat atau lemah hanya dengan referensi kelompok tertentu. Para pemimpin hanya memimpin dengan respek terhadap kelompok yang akan menerimanya pertama kali sebagai anggota dan kemudian menjadi orang nomor satu di antara mereka” (Bruce Henderson).

Apakah kepemimpinan itu bakat yang dibawa sejak lahir atau diciptakan melalui proses pembelajaran?

Dalam kehidupan saya, yang paling hampir bisa dipastikan, saya akan menjadi pemimpin keluarga terutamanya.

Setiap orang ditakdirkan menjadi pemimpin meskipun pada saat yang sama setiap orang membutuhkan pemimpin ketika ia harus berhadapan untuk menciptakan solusi hidup di mana kemampuan, keahlian, dan kekuatannya dibatasi oleh sekat yang ia ciptakan sendiri dalam posisinya sebagai bagian dari komunitas. Tidak saja negara yang diwarnai demontrasi brutal, tetapi institusi keluarga pun jika kepemimpinan tidak ditemukan, maka kesanggupannya hanya melahirkan bayi-bayi biologis tanpa warisan nilai.

Seberat apapun tugas saya sebagai pemimpin,  terlepas dari formal – non formalnya atau skala besar - kecilnya, maka yang perlu  saya lakukan adalah menciptakan persiapan sempurna menjelang peluang menjadi pemimpin mendatang. Persiapan adalah bagian dari solusi mental sebelum solusi konkrit harus saya lakukan. Bahkan seringkali peluang  baru bisa saya dapatkan setelah saya memiliki persiapan mental itu,tentunya yang layak untuk menerimanya.  Sayangnya  sebagain besar individu terkadang justru peluang yang dikejar habis-habisan sementara  persiapan mental tidak dilakukan. Contoh kecil misalnya saja dalam pernikahan. Kenyataannya, faktor yang menjadi tolak ukur bagi suatu pernikahan bukanlah usia atau materi meskipun keduanya  syarat mutlak, tetapi tetapi lebih itu adalah persiapan untuk menerima moment tersebut.

Menyangkut masalah persiapan maka pilihan sepenuhnya berada di bawah kontrol saya; apakah saya mempersiapkan diri sebagai pemimpin atau sama sekali tidak mempersiapkannya. Moment tersebut akan menjemput saya dan konsekuensinya tergantung dari pilihan yang saya ciptakan. Karena kepemimpinan hidup berupa achievement, bukan gift, maka yang perlu saya persiapkan adalah melakukan perbaikan kepemimpinan dari dalam diri saya. Tentang bagaimana proses alamiah yang harus saya jalani, dan ada beberapa langkah sebagai ajaran buat saya yaitu sebagai berikut:

1.  Belajar Siap Dipimpin

Dalam hal kepemimpinan, dunia ini  hanya memberikan dua pilihan antara saya dipimpin atau memimpin sesuai dengan kapabilitas,  kualitas,  dan kekuatan saya tentunya. Kekacauan akan segera terjadi ketika saya dipimpin tetapi melakukan hal-hal yang seharusnya dilakukan pemimpin atau sebaliknya.

Untuk menjadi pemimpin, maka saya harus mengawalinya dengan kesiapan untuk mau dipimpin. Dalam organisasi, bawahan yang tidak siap dipimpin akan kehilangan kesempatan emas untuk mempelajari bagaimana kelak saya akan menjadi seorang pemimpin. Seluruh waktu dan energi saya dihabiskan hanya untuk menciptakan reaksi-reaksi sesaat yang sia-sia. Di bidang politik seringkali terjadi kepemimpinan yang diraih dengan cara yang melupakan proses kesiapan dipimpin akan berakhir dengan cara yang sama dengan ketika ia mendapatkannya.

Sebelum saya memimpin orang lain,  maka wujud dari kesiapan untuk dipimpin adalah begaimana memimpin diri saya (Personal Mastery). Wilayah yang harus saya kuasai adalah self understanding (pemahaman diri) dan self management (pengelolaan diri) yang meliputi perangkat nilai hidup, tujuan hidup, misi hidup saya. Kedua kemampuan tersebut akan mengantarkan saya menuju pola kehidupan beradab dan efektif. Dengan kata lain, self understanding dan self management pada saat saya dipimpin saya akan menciptakan tradisi hidup sehat di mana fokus adalah tujuan akhir, bukan lagi egoisme posisi jangka pendek tetapi realisasi misi. Jika tujuan akhir saya adalah kemajuan dan kebahagian, maka tinggalkan tradisi “Ngerumpi” tentang begitu jelasnya kesalahan hidup yang dilakukan oleh pemimpin.

 2.  Belajar Mampu Memimpin

Sebutan pemimpin terlepas dari perbedaan definisi, perbedaan status formal dan non-formal, perbedaan strata atau job title-nya, mengarah pada satu pemahaman sebagai sumber solusi suatu urusan. Jadi pemimpin adalah orang yang isi pikirannya berupa solusi bukan masalah yang ia rasakan. Maka syarat mutlak yang bersifat fundamental adalah memiliki paket keahlian dan paket  kekuatan. Paket keahlian merujuk pada kualitas personal yang sifatny

a internal mulai dari skill, knowledge, attitude,  atau lainnya sedangkan paket kekuatan merujuk pada power yang bisa berbentuk kekayaan, networking, atau mungkin kekuatan fisik.  Keahlian berguna untuk memimpin kelompok ahli sementara kekuatan berguna untuk memimpin khalayak umum.

Kedua paket tersebut yang menjadikan pemimpin sebagai pemilik suatu urusan bukan lagi menjadi bagiannya, mulai dari urusan pribadi, khalayak, system, atau kiblat hidup orang banyak. Karena sebagai pemilik urusan, maka harga seorang pemimpin senilai dengan harga jumlah orang – orang yang dipimpinnya. Satu Mahatma Gandhi atau satu Soekarno nilainya sama dengan jutaan manusia yang mengkuasakan urusan kehidupan kepadanya.

Di dunia ini tidak ditemukan calon pemimpin yang siap pakai. Tetapi bisa diselesaikan dengan cara belajar mengembangkan diri. Pemimpin yang berhenti mengembangkan keahlian dan kekuatannya maka akan muncul fenomena di mana tantangan kepemimpinan  lebih besar dari kapasitasnya sehingga akan cepat sampai pada titik di mana ia harus di-disqualified-kan untuk segera diganti. Mengapa? Karena semua keputusan yang dihasilkan dari kepemimpinannya ibarat bumbu ayam goreng yang hanya dipoleskan pada permukaan sehingga rasanya tidak menyeluruh atau meresap hingga ke dalam daging ayam tersebut.

Setiap orang tua pernah menjadi anak-anak, setiap atasan pernah menjadi bawahan tetapi tidak semua orang tua dan atasan mampu memimpin ketika ia dinobatkan menjadi pemimpin. Banyak alasan mengapa hal itu terjadi yang antara lain karena keputusan kepemimpinannya kehilangan konteks atau keahlian dan kekuatan memimpin yang digunakan sudah tidak lagi berlaku pada zamannya alias sudah kadaluwarsa. Ketika anda memimpin pahamilah isi pikiran anda ketika menjadi bawahan; ketika anda menjadi atasan jangan lantas melupakan bagaimana anda dahulu menjadi bawahan. Selain itu gunakan keahlian dan kekuatan yang masih relevan untuk kondisi saat itu.

3.  Materi Kepemimpinan

Institusi atau organisasi apapun yang saya pimpin, termasuk kehidupan saya, tentunya saya membutuhkan materi yang bisa dipelajari untuk kemudian diajarkan kepada pihak yang saya pimpin. Karena semua itu sudah ditakdirkan menjadi pemimpin, maka secara pasti saya  memiliki materi kepemimpinan hidup yang bisa diajarkan. Kendalanya, di manakah file materi hidup itu saya simpan? Filing materi yang tidak sistematik akan menyulitkan saya untuk me-recall-nya ketika materi tersebut harus saya ajarkan. Karena tidak saya temukan file-nya, maka setiap kesalahan orang yang saya pimpin akhirnya diselesaikan tergantung mood.

Kenyataan membuktikan, ketika orang tua tidak menemukan file materi untuk diajarkan kepada putra-putrinya; ketika atasan tidak menemukan file materi untuk diajarkan kepada bawahannya, maka  putra-putri atau bawahan saya tentunya akan diajar oleh pihak lain. Hal ini tidak menjadi masalah selama pengajaran pihak lain mendukung harapan saya, tetapi bagaimana kalau pengajarannya bertentangan seratus persen dengan nilai, keyakinan, visi, misi saya? Bukan lagi  sekedar persoalan yang pantas disalahkan tetapi juga terkadang memalukan.

Tipe pemimpin yang baik dan bijaksana itu adalah sbb:

Menjadi pemimipin bukanlah perkara yang mudah.seorang pemimpin haruslah berperan dengan baik dalam kepimpinannya,untuk mempersiapkan dengan efisien sebagai pemimpin adalah:

a.      Kualitas Diri.
Menjadi seorang pemimpin berarti saya harus mempunyai kualitas diri yang baik. Tidak hanya kualitas diri yang baik tapi cara saya bersikap juga harus baik. Saya yakinkan pada diri saya  sendiri “i have a great personality”. Selain itu saya juga bisa meningkatkan kualitas diri saya dengan belajar, belajar melihat dan mendengarkan orang lain.

b.      Skill dan Prestasi
Jika saya seorang manager  maka sudah selayaknyalah saya menguasai bidang yang selama ini saya geluti. Selain itu berprestasi dalam bidang pekerjaan saya juga sangat diperlukan. Bayangkan jika saya seorang manager IT tetapi saya tidak mengetahui banyak tentang IT, ditambah lagi tidak berprestasi, apakah saya bisa mengispirasi orang lain? Apakah bawahan saya mau mendengarkan saya? Tentunya jawaban dari kedua pertanyaan itu harus menjadi acuan saya.

c.       Integritas
Mengapa integritas penting dalam kepemimpinan?

Jawaban yang cocok untuk pertanyaan ini adalah karena integritas akan memberikan kekuatan pada kata-kata dan tindakan . So bertindaklah sesuai dengan apa yang saya katakan dan gunakan hati agar kepemimpinan saya dapat berjalan dengan baik.

d.      Peduli dan ucapkan terima kasih
Satu catatan penting untuk para pemimpin yang sebenarnya hal ini bersifat sepele tapi luarbiasa dampaknya jika dilakukan. Perhatikan orang-orang yang mengerti pekerjaannya dan berprestasi dalam pekerjaan. Berikanlah reward dan ucapkan terima kasih, hari ini, besok dan kemudian.

e.      Belajar mencintai
Kesuksesan bermula pada rasa cinta, terhadap apa yang seharusnya kita  lakukan. Mulailah dengan mencintai bisnis yang ada dalam benak kita, karyawan saya, customer saya, dan yang penting diri saya sendiri.

dengan kesimpulan bahwa seorang pemimpin harus diciptakan melalui proses pembelajaran, pelatihan, atau pendidikan.

 Analisis Dari konsep diatas:

Dengan efisiensi dan efektif tentunya kita berawal untuk belajar menjadi seorang pemimipin agar menjadi egent of change and development”tentunya.Tanpa kita sadari itu kita perlu menciptakan pemimpin yang bisa menyukseskan masyarakat dan pemerintah. tentunya kita membutuhkan materi yang bisa dipelajari untuk kemudian diajarkan kepada pihak yang kita pimpin. Karena semua itu sudah ditakdirkan menjadi pemimpin, maka secara pasti kita memiliki materi kepemimpinan hidup yang bisa diajarkan,kepada masyarakat dan memberi contoh yang baik.